DAPI Prozess besprechen

Manuelle Prozesse automatisieren. Bestehende Systeme verbinden.

Wir automatisieren wiederkehrende Handarbeit zwischen bestehenden Systemen. Wir verbinden, was schon da ist, und entwickeln nur, was wirklich fehlt und Aufwand verursacht.

Links: E-Mail und WhatsApp, Telefon und Rückruf, Kalender und Termine, Excel und Listen, Fachsoftware sowie Rechnungen und Dokumente stehen unverbunden nebeneinander, mit Fragezeichen dazwischen. Rechts sind dieselben Systeme gezielt mit der Fachsoftware in der Mitte verbunden. Darunter: Deine bestehenden Systeme. Nur besser verbunden.

Kommt Dir das bekannt vor?

Wir passen besonders zu Unternehmen, in denen Anfragen, Daten, Dokumente oder Termine noch regelmäßig von Hand zwischen Systemen weitergegeben werden: Handwerk, Physiotherapie, Logopädie, Ergotherapie, Beauty und Massage, technische Dienstleister, kleine Agenturen und Soloselbstständige.

Eine Anfrage kommt per Mail. Dieselben Angaben tippst Du in mehrere Programme, und irgendwann stimmt ein Stand nicht mehr.
Die Angaben werden einmal erfasst und landen in den Programmen, die sie brauchen. Du prüfst, statt abzutippen.
Du stehst beim Kunden, das Telefon klingelt. Du kannst nicht ran, und der Auftrag geht an den, der rangegangen ist.
Es wird nachgefragt, worum es geht, wo und wie dringend. Im Telefon steht dann kein „Anruf verpasst“, stattdessen in Deinem System der Eintrag für den Rückruf mit allem, was Du dafür brauchst.
Die Preisliste ändert sich, und Du pflegst sie an drei Stellen nach.
Einmal ändern, und alle angebundenen Stellen sind aktuell.
Eine Anfrage per WhatsApp, eine am Telefon, eine im Postfach. Wer weiß jetzt noch, welche davon offen ist?
Alle Kanäle laufen an einer Stelle zusammen. Du siehst auf einen Blick, was offen ist, und antwortest von dort.
Die Rechnung kommt als PDF. Du öffnest sie, liest sie und tippst Betrag, Datum und Nummer in die Buchhaltung.
Betrag, Datum und Nummer werden aus dem PDF gelesen und stehen in der Buchhaltung, bevor Du die Rechnung öffnest.
Termin morgen, Rechnung überfällig, Angebot ohne Antwort. Jede Erinnerung schreibst Du von Hand. Oder gar nicht.
Termine, Rechnungen und Angebote erinnern von allein. Bei Dir meldet sich nur, wer antwortet.

Genau da setzen wir an. Wir übernehmen die Übergänge zwischen Deinen Programmen.

Die Routine läuft. Du kümmerst Dich um das, was wirklich Deine Aufmerksamkeit braucht.

Weniger Kleinkram im Kopf

Wiederkehrende Schritte laufen im Hintergrund, statt Dich ständig abzulenken.

Weniger Hinterherlaufen

Aufgaben, Rückfragen und Erinnerungen werden automatisch dort ausgelöst, wo sie gebraucht werden.

Mehr Zeit für Wesentliches

Du greifst ein, wenn Deine Entscheidung gebraucht wird, nicht bei jedem Standardschritt.

So arbeiten wir

Prozess verstehen

Wir betrachten den heutigen Ablauf und suchen die Stellen, an denen Zeit durch wiederkehrende Handarbeit verloren geht.

Lösung entwerfen

Wir prüfen zuerst, was Deine vorhandenen Systeme, Schnittstellen und Standardlösungen bereits können. Erst danach entscheiden wir, ob zusätzliche Software oder KI überhaupt nötig ist. Dabei legen wir mit Dir fest, wo Deine Daten verarbeitet werden dürfen.

Automatisieren

Wir verbinden die Systeme, richten die Dienste ein und entwickeln nur die Teile, die wirklich fehlen.

Im Alltag betreiben

Die Lösung geht dort in den echten Arbeitsablauf, wo sie bei Dir sinnvoll läuft: lokal, in Deinen bestehenden Cloud-Diensten oder als eigene Anwendung. Nicht alles muss dafür in eine neue Cloud wandern. Danach können wir sie betreuen und weiterentwickeln.

Häufige Fragen

Muss ich meine Software wechseln?
Nein. Deine Software bleibt, wir binden sie an. Was tatsächlich fehlt, ergänzen wir als Baustein, der an ihr andockt, statt sie zu ersetzen.
Und wenn mein Programm keine Schnittstelle hat?
Dann gibt es oft einen anderen Weg. Eine Schnittstelle ist nur eine von mehreren Möglichkeiten: Auch Programme, die auf Deinem Rechner laufen, lassen sich vielfach von außen bedienen, so wie Du sie selbst bedienst. Was bei Deiner Software geht, hängt von der Software ab und oft auch vom gebuchten Tarif. Das klären wir vorab und nicht erst im Angebot.
Wo werden meine Daten verarbeitet?
Das entscheiden wir vor dem Bau gemeinsam; die Technik richtet sich danach, nicht umgekehrt. Vieles lässt sich auch ohne einen neuen Cloud-Dienst lösen.
Wie lange dauert das?
Das hängt am Umfang. Ein erster, klar abgegrenzter Ablauf kann in wenigen Tagen laufen, größere Vorhaben gehen über mehrere Runden. Danach kannst Du die Lösung betreuen und weiterentwickeln lassen oder es dabei belassen.
Kommst Du auch vorbei?
Nach einem ersten Telefonat lohnt sich oft ein persönliches Treffen, um gemeinsam zu klären, was Du brauchst und was möglich ist. Dafür kommen wir im Umkreis von rund 30 Kilometern um Moers gerne vorbei. Offene Fragen lassen sich danach schnell und in kurzen Abständen per Videocall klären. Vor Ort eignen sich besonders eine Demo oder eine Schulung.

Etwas anderes offen? Schreib es einfach in die Anfrage.

Welche Prozesse kosten Dich regelmäßig Zeit?

Beschreib kurz einen Ablauf, der heute noch manuell funktioniert. Das erste Gespräch ist kostenlos und dauert etwa 30 Minuten. Danach bekommst Du einen Vorschlag mit Aufwand und Kosten; ist der Umfang klar abgrenzbar, nennen wir einen Festpreis.

Direkt

daniel@dapi-software.de

Anfrage schreiben

Du sprichst von Anfang an mit uns, und wir bauen den Ablauf später auch. Kein Vertrieb dazwischen.

Daniel Pips, Moers

Du telefonierst lieber? Hinterlass Deine Nummer und einen passenden Zeitraum. Wir melden uns bei Dir.

Oder sofort, hier

Derselbe Assistent, den wir bei Dir einrichten würden. Er nimmt Dein Anliegen auf, so wie er es bei Deinen Kunden täte.

Bei uns ruft ständig jemand an, während wir auf der Baustelle sind …
Beispielantwort Verstanden: verpasste Anrufe während der Arbeit. Ich habe zwei Rückfragen. Wie viele Anrufe sind das ungefähr am Tag, und welchen Kalender nutzt Du?